Makaleler / Çalışanların Yaptıkları Suistimaller

İŞ DÜNYASININ KÜRESEL TEHLİKESİ: ÇALIŞANLARIN YAPTIKLARI SUİSTİMALLER

ASSOCIATION OF CERTIFIED FRAUD EXAMINERS (ACFE) ÇALIŞANLARIN YAPTIKLARI SUİSTİMALLERE İLİŞKİN 2014 RAPORUNU YAYINLADI...

Suistimal iş dünyasının kanserli hücreleri gibi. Hiç bir ayrımcılık gözetmeden her zaman ve yerde ortaya çıkabiliyor. Mücadele noktasında alınan kontroller suistimalin etkilerini azaltsa da hiç bir kurumun bu tehlikeden tamamen kurtulması mümkün değil.
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) çalışanların yaptıkları suistimallerin maliyeti, yöntemleri ve suistimali yapanlar ile mağdurlarına ilişkin 2014 yılı araştırma raporunu yayınladı. Raporun ismi "Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse". Araştırma dünya genelinde ACFE ye üye suistimal inceleme uzmanlarının gerçekleştirdiği 1.483 adet suistimal incelemesine dayanıyor.
Şirketlerin (tüm özel şirketler ile kamu kurumları) maruz kaldığı bir çok farklı suistimal yöntemleri olmasına rağmen, bu raporda yer alan araştırma dünyada en fazla yaygınlık gösteren "çalışanların yaptıkları suistimaller" üzerinde odaklanmıştır. Çalışan suistimalleri bir kişinin mesleğini, çalıştığı şirketin kaynaklarını ve varlıklarını maksatlı olarak kötüye kullanmak yoluyla şahsi fayda sağlaması olarak tanımlanabilir.
Bu raporda detayları verilen araştırma, 100den fazla ülkede gerçekleşmiş 1.483 mesleki suistimal vakasına dayanmaktadır. Avrupa kıtasında gerçekleşen toplam vaka sayısı 176, bu rakamın içinde Türkiyede gerçekleşen vaka sayısı ise 13dür.
Araştırmaya konu olan vakalara ilişkin rapordaki tespitler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Araştırmaya katılan suistimal uzmanları normal bir şirketin her yıl suistimallerden dolayı cirosunun %5ini kaybettiğini tahmin ediyor. 2013 yılının küresel gayri safi hasılası 73.87 trilyon Amerikan Dolar olduğu düşünülürse, suistimallerden kaynaklanan tahmini küresel zararın yaklaşık 3.7 trilyon Amerikan Doları olduğu hesaplanmaktadır. Bu suistimalin maddi zararını gösteren oldukça çarpıcı bir bulgu. 
• Suistimallerden kaynaklanan ortalama zarar vaka başına 145.000 Amerikan Doları. Vakaların %22sinde ise zarar 1 milyon Amerikan Dolarından daha yüksek.
• Suistimalin başlangıcı ile tespiti arasında geçen süre yaklaşık 18 ay. 
• Çalışan suistimalleri üç kategoride sınıflandırılıyor: 

(a) Varlıkların kötüye kullanılması

(b) yolsuzluk

(c) mali tablo suistimalleri.

Araştırmadaki vakaların %85ini varlıkların kötüye kullanılmasına ilişkin suistimaller oluştururken bu vakalardan oluşan ortalama zarar 130.000 Amerikan Doları olarak hesaplanmış. Diğer taraftan mali tablo suistimalleri toplam vakaların sadece %9unu oluşturmasına rağmen, vaka başına ortalama zarar ise 1 milyon Amerikan Doları olarak belirlenmiş. Yolsuzluk ise vakaların %37sini oluştururken, ortalama zarar 200.000 Amerikan Doları olarak hesaplanmış.

• Araştırmada bir çok vakanın yukarıda belirtilen kategorilerden birden fazlasını içerdiği görülüyor. Yaklaşık olarak vakaların %30u bu kategorilerin en az ikisini içeriyor. 
• Araştırmada suistimal vakalarının ortaya çıkarılmasındaki en etkin mekanizmanın hotline (ihbar mekanizması veya ihbar hattı) olduğu ortaya çıkmış. Vakaların yaklaşık %40ı ihbar ile ortaya çıkarılmış. Bu ihbarların yaklaşık yarısı ise şirket çalışanları tarafından yapılmış. 
• Ölçek olarak küçük işletmelerde suistimallerden kaynaklanan kayıplarının oransal olarak büyük işletmelerden daha fazla olduğu tespit edilmiş. Ayrıca araştırmada küçük işletmelerin karşılaştığı suistimal risklerinin büyük işletmelerden farklı olduğu ve belirli suistimal yöntemlerinin küçük işletmelerde daha yaygın olduğu ortaya konuyor.
• Araştırmadaki vakalar ağırlıklı olarak bankacılık ve finansal hizmetler, kamu idaresi ve üretim sektörlerinde gerçekleşmiş olmakla birlikte, en yüksek kayıplar madencilik, gayrimenkul, petrol ve gaz sektörlerinde gerçekleşmiş. 
• Araştırma suistimal risklerine karşı kontrollerin varlığı ile suistimalden kaynaklanan kayıpların asgariye indirilmesi ve suistimal sürelerinin azaltılması arasında paralelliği ortaya koyuyor. Belirli suistimal risklerine karşı kontrollerini oluşturmuş bir şirkette meydana gelen bir suistimalin, bu kontrolleri tesis etmeyen şirketlere göre, daha düşük maddi kayıplara sebep olduğu ve çok daha kısa sürede ortaya çıkarıldığı belirlenmiş. 
• Suistimali yapan çalışanın yetkisi ne kadar yüksek ise, ortaya çıkan kayıp o oranda artıyor. Suistimal vakalarının sadece %19u şirket sahipleri veya üst düzey yöneticiler tarafından gerçekleştirilmiş olsa da, neden oldukları kayıplar vaka başına ortalama 500.000 Amerikan Doları olarak belirlenmiş. Bunun tersine, personel tarafından yapılan suistimal vakalarının; toplam vakaların %42sini oluşturmasına rağmen, bu suistimallerin neden olduğu kayıp vaka başına sadece ortalama 75.000 Amerikan Doları. Yöneticiler tarafından yapılan suistimaller ise toplam vakaların %36sını oluştururken, ortaya çıkan kayıp ortalama 130.000 Amerikan Doları olarak hesaplanmış. 
• Suçun birden fazla çalışan tarafından işlenmesi (danışıklılık durumu) suistimallerin ortaya çıkarılmasını zorlaştırmakta ve kayıpların artmasına neden olabilmektedir. Suistimal suçunun sadece bir kişi tarafından işlenmesi durumunda ortalama kayıp 80.000 Amerikan Doları iken, suçu işleyenlerin sayısı arttıkça kayıplarda önemli ölçüde artıyor. Suçu iki kişi işlediğinde ortalama kayıp 200.000 Amerikan Doları, 3 kişi işlediğinde 355.000 Amerikan Doları, dört veya daha fazla kişi suça bulaşmış ise kayıp 500.000 Amerikan Dolarından daha fazla oluyor. 
• Araştırmaya konu olan suistimal vakalarının %77si mali işler, satış, üst düzey yönetim, müşteri hizmetleri ve satın alma departmanlarında çalışan personel tarafından gerçekleştirilmiş. 
• Araştırma çalınan paranın suçludan geri alınmasının önemli bir zaman ve çaba gerektirdiği ortaya koyuyor. Bir çok kurum bu parayı hiçbir zaman geri alamıyor. Araştırmanın yapıldığı tarih itibariyle suistimale maruz kalan şirketlerin sadece %14ü kayıplarını tamamen ve %28si kısmen telafi etmiş iken, %58i gerçekleşen kaybın hiçbir kısmını telafi edememiştir. 

• Çalışanların yaptıkları suistimaller iş dünyasının küresel bir sorunu. Suistimal suçunu işleyenlerin kullandıkları yöntemler ve şirketlerin suistimal riskine karşı aldıkları önlemler ülkeden ülkeye farklılıklar gösterse de, araştırma sonucunda elde edilen veriler küresel açıdan oldukça tutarlı. Bu tutarlılık, suistimal riskinin önemini ve yaygınlığını ortaya koyuyor. 
• Suistimal suçu ne kadar uzun sürerse, mali kayıplarda o ölçüde artmaktadır. İtiraf, dış denetim veya rastlantı gibi reaktif tespit yöntemlerinin suistimali ortaya çıkarması daha fazla zaman almakta ve buna bağlı olarak kayıplar büyümektedir. Bu nedenle ihbar mekanizmaları (hotline), yönetimin kontrol prosedürleri, iç denetim ve personel takibi gibi proaktif yöntemlerin kullanılması suistimallerin daha erken tespit edilmesinde ve buna bağlı olarak kayıpların asgari seviyelere indirilmesinde hayati bir öneme sahiptir. 
• Küçük işletmeler suistimal riskine karşı yeterli kontrollerle korunamamakta ve suistimallerden daha fazla etkilenmektedir. Bu işletmelerde suistimali önlemeye ve tespitine ilişkin kaynaklar sınırlı olmakla birlikte, bazı etkin kontroller (suistimal ile mücadele politikası, yöneticilerin kontrolleri ve personel için suistimal farkındalık eğitimleri) uygun maliyetlerle oluşturulabilir ve böylece bu şirketler suistimal riskine karşı makul ölçülerde korunabilir. 
• Araştırmaya konu olan vakaların gerçekleştiği şirketlerin önemli bir kısmı bağımsız denetim hizmeti almasına rağmen bağımsız denetim prosedürlerinin suistimal vakalarının ortaya çıkarılmasındaki rolü oldukça düşüktür. Araştırmada bağımsız denetim ile tespit edilen suistimal vakaları sadece %3 iken, rastlantı sonucu ortaya çıkan suistimal vakalarının oranı ise %7dir. Bağımsız denetim bir şirket için kurumsal yönetim açısından çok önemli bir yere sahip olmakla birlikte, bu araştırmadaki sonuçlar bağımsız denetimin suistimal vakalarını ortaya çıkarma açısından önemli bir mekanizma olmadığını ortaya koymuştur.
• Araştırma suistimal ile mücadeleye ilişkin etkin kontrollerin şirketler tarafından kullanılmadığını göstermiştir. Örneğin, proaktif veri gözetimi ve analizi mağdur olan şirketlerin sadece %35i tarafından uygulanırken, bu kontrollerin varlığı kayıpların %60 azalmasına ve %50 oranda suçun daha erken tespitine yardımcı olmuştur. Diğer az kullanılan kontroller (sürpriz denetimler, suistimal ile mücadele eden bir ekibin kurulması veya suistimal risk değerlendirme çalışmaları gibi) kayıpların azaltılmasında ve suçun erken tespitinde olumlu rol oynamaktadır. Şirket yönetimleri suistimal ile mücadele konusunda para harcarken, oluşturulacak olan kontrollerin etkinliğini ve bu kontroller ile suçluda yakalanma korkusunu ne kadar arttıracağını dikkate almalıdır. 
• Araştırmada suistimal suçunu işleyen çalışanların büyük çoğunluğu bu suçu ilk defa işlemektedir. Bu araştırmaya konu olan vakalardaki suçluların sadece %5i daha önceden bu suçu işlemiş iken, %82si bu suçu işlememiştir. İş başvurularında adayın geçmişine dönük yapılan araştırmalar adayların belirlenmesinde önemli bir yöntem olmakla birlikte, suistimal suçu işlemeye olan yatkınlıkların değerlendirilmesinde yardımcı olamayabilir. Araştırma, bir çok suçlunun istihdam edildikleri kurumlarda suistimal suçunu işlemeden önce uzun yıllar çalıştıklarını göstermektedir. Bu nedenle, işe alım sürecinden sonra proaktif olarak çalışanların sürekli takibi ile olası risklerin değerlendirilmesi, suistimal vakalarının tespit edilmesinde etkili bir yöntem olacaktır. 
• Suistimal suçu işleyen çalışanların bir çoğu normalde sahip olabilecekleri yaşam standardının üstünde olmaları veya müşteriler veya tedarikçilerle normal olmayan ölçülerde yakın ilişki içinde olmaları gibi işledikleri suçu ele verecek davranış özellikleri gösterirler. Araştırmaya konu olan vakaların %92sinde, suçun ortaya çıkarılmasından önce suçu ele verecek en az bir ortak davranış belirlenmiştir. Bu nedenle diğer faktörlerle birlikte düşünüldüğünde suistimali ortaya çıkarabilecek bu davranışlara ilişkin tüm ilgili tarafların (şirket sahipleri ve yönetimi, çalışanlar, iç ve dış denetçiler gibi) farkındalığı eğitimler ile arttırılmalıdır. Araştırmanın yukarıda özetlediğimiz sonuçları dikkate alındığında Türk şirketlerinin bu çalışmadan alacağı çok fazla ders olduğu açık. Hem ACFEnin vakaları incelendiğinde hem de Türkiyenin Uluslararası Şeffaflık Örgütü´nün (Transparency International) yaptığı 2013 yılı Yolsuzluk Algısı çalışmasında 177 ülke arasında 53 üncü sırada yer alması Türkiyede suistimal gerçeğini ortaya koyuyor. Suistimal doğası itibariyle iş dünyasında ve toplumda konuşulmayan veya konuşulmasından kaçınılan büyük bir tehlike. Bu tehlikenin etkilerini azaltabilmek için bu konunun açıklıkla konuşulması ve sürekli mücadele edilmesi gerekiyor. Fikret Sebilcioğlu, SMMM, CFE CEREBRA Bağımsız Denetim ve SMMM A.Ş., Ortak Muhasebe ve denetim alanlarında uzmandır. 1993-2008 yılları arasında Pricewaterhouse Coopers Türkiye ve Hollanda ofislerinde bağımsız denetçi olarak çalıştı. 2009 yılında Cerebra Muhasebe, Denetim ve Danışmanlık firmasını kurdu.Birçok ulusal ve uluslararası şirketin bağımsız denetim, suistimal denetimi, iç kontrol, iç denetimve finansal raporlama projelerini yönetti. Association of Certified Fraud Examiners tarafından verilen Certified Fraud Examiners (CFE), Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM)ve Kamu Gözetimi Kurumu Bağımsız Denetçi unvanlarına sahiptir. Türkiye Kurumsal Yönetim Derneği Yönetim Kurulu üyesidir.